het grootboek theoretisch bekeken
Grootboek Uitleg en Voorbeeld | ZZP Administratie Deel 1
Het grootboek vormt in dit onderdeel van onze serie administratie voor beginners het onderwerp. Bij het drijven van een onderneming als zzp’er zal je dagelijks diverse financiële feiten in de boekhouding dienen te verwerken. Financiële feiten hebben betrekking op posten die op de balans voorkomen. Nu zal het een zeer tijdrovend proces worden als je telkens bij elk feit dat zich voordoet, de balans moet gaan bijwerken. Constant de balans aanpassen is een inefficiënte manier van werken.
Nog Meer Artikelen in deze Reeks
Om aan deze inefficiënte manier van werken wat te doen, dienen financiële feiten op een bepaalde manier te worden verwerkt. De verwerking kan dan plaatsvinden in stappen. Door het geheel onder te verdelen in stappen ben je in staat specifieke methoden toe te passen die tot gevolg hebben dat je efficiënt aan het administreren bent. Kortom, worden de financiële feiten binnen de onderneming complexer, dan is het absolute noodzaak om op deze wijze te werk te gaan. De term grootboek komt dan in beeld en daar gaat dit deel van onze beginnerscursus boekhouding over.
direct gratis en vrijblijvend zelf aan de slag met online boekhouden? Maak hieronder je keuze:
Globaal gezien verlopen de stappen als volgt
Stappen verwerking financiële feiten
STAP 1
GROOTBOEK
Je begint als eerst met het bijhouden van diverse rekeningen in het grootboek (grootboekrekeningen).
STAP 2
PROEF en SALDIBALANS
Is dat eenmaal achter de rug, dan moet er een proef- en saldibalans worden opgesteld.
STAP 3
RESULTATENREKENING en EINDBALANS
Na deze opstelling vindt er een vervolgopstelling plaats die geschiedt middels een opstelling van de resultatenrekening en de eindbalans.
STAP 4
AFSLUITING en HEROPENING
Tenslotte vindt er een afsluiting en heropening van de diverse rekeningen van het grootboek plaats.
Nog Meer Artikelen in deze Reeks
wij behandelen in deel 1
Het bijhouden van rekeningen in het grootboek
als eerst een korte notitie
Grootboek en grootboekrekening
Aparte begrippen
Als beginnende (zzp-) boekhouder is het van belang het volgende goed in de gaten te houden.
Binnen de boekhouding zal je vaak de begrippen grootboek en grootboekrekening tegenkomen.
Deze begrippen hebben niet dezelfde betekenis, het zijn namelijk twee aparte begrippen. Let daar dus goed op.
Balansposten
De balans zal altijd bestaan uit een aantal posten, die worden ook wel balansposten genoemd.
Je kunt dan denken aan voorraden, kas, debiteuren etc. De balansposten kunnen afhankelijk van de situatie telkens een wijziging ondergaan gedurende een bepaalde periode.
De wijzigingen gaan we niet telkens bijhouden op de balans zelf zoals eerder aangeven.
Je krijgt daardoor namelijk een onoverzichtelijk geheel wat alleen maar zal leiden tot het maken van fouten.
Wijzigingen bijhouden
De wijzigingen van balansposten gaan we bijhouden middels aparte rekeningen en dat binnen een bepaalde periode.
In dit geval spreken we bij elke balanspost van een grootboekrekening en een aantal grootboekrekeningen samen vormen het grootboek.
Dat is dus het verschil tussen de begrippen grootboek en grootboekrekening. Hoe een grootboek eruit ziet zal in grote mate afhangen van de soort onderneming die je drijft.
de soort rekeningen die je kunt onderscheiden in het grootboek zijn de volgende
Soort grootboekrekeningen
Rekening van bezit
Hiermee wordt bedoeld dat er sprake is van een bezit dat volledig aan de onderneming toebehoort.
Je kunt bijvoorbeeld denken aan aanwezig geld in kas, bedragen die er nog ontvangen moeten worden (debiteuren) of de goederen die er in bezit zijn voor het uitoefenen van de onderneming (voorraad goederen).
Rekening van schuld
Hiermee wordt bedoeld dat er partijen aanwezig zijn die nog geld moeten ontvangen.
Je kunt dan denken aan leveranciers van wie er goederen zijn afgenomen (crediteuren). Of de bank waar er een lening is afgesloten voor het financieren van een bedrijfspand.
REKENING EIGEN VERMOGEN
Het aanwezige geld en bezittingen kunnen het eigen vermogen vormen. Zijn er schulden aanwezig, dan worden deze afgetrokken.
Door onder andere het generen van winst of het maken van kosten zal het eigen vermogen respectievelijk meer of minder worden. Al deze veranderingen samen worden middels de rekening eigen vermogen zichtbaar gemaakt.
Indeling grootboekrekening
Scontrovorm
Ongeacht de grootboekrekening, één ding is in gemeen met de balans en dat is de indeling. Net als de balans bestaat een grootboekrekening uit een debet- en een creditzijde.
Dit wordt ook wel scontrovorm genoemd.
Debiteren/crediteren
Indien je nu een bepaalde transactie dient te noteren aan de debetzijde, dan wordt er gesproken over het debiteren van desbetreffende post.
Dien je een transactie aan de creditzijde te plaatsen, dan wordt er ook wel gesproken over het crediteren van de post.
Zie hieronder een voorbeeld van de indeling van een willekeurige grootboekrekening.
openen van een administratieve rekenening
Aan de slag met een grootboekrekening
Wanneer je aan de slag gaat met een bepaalde grootboekrekening, dan dien je deze als eerst te openen.
Openen grootboekrekening
Het openen betekent in boekhoudtermen dat je voor een bepaalde grootboekrekening aan het begin van een boekingsperiode het bedrag van de balans overneemt dat overeenstemt met die rekening.
Ga je dus de grootboekrekening “voorraad goederen” openen, dan neem je het bedrag over van de balanspost “voorraad goederen”.
Het openen van een grootboekrekening is ook gebonden aan regels. Je kunt namelijk de diverse bedragen niet willekeurig aan de debet- of aan de creditzijde plaatsen.
Rekening van bezit
Heb je te maken met een rekening van bezit, dan dien je deze bij opening te debiteren.
In dat geval neem je het bedrag van zo’n bezitting over zoals dat staat aangegeven aan de debetzijde van de balans.
Rekening van eigen vermogen
Ga je de rekening van het eigen vermogen openen, dan ga je crediteren.
Hierbij neem je het bedrag over zoals dat voorkomt aan de creditzijde van de balans.
Omschrijving balans
Om niet in verwarring te komen met het feit vanwaar de bedragen afkomstig zijn, dien je bij openingsboekingen onder omschrijving het woordje “Balans” te gebruiken.
Grootboek in evenwicht
Bedragen balans
Bij het begin van een boekingsperiode zal het totaal van de grootboekrekeningen ervoor zorgen dat het grootboek uiteindelijk in evenwicht is.
Je opent namelijk al de grootboekrekeningen met de bedragen zoals die voorkomen op de balans.
Daar de balans altijd in evenwicht dient te zijn, zal het grootboek uiteindelijk op basis hiervan ook in evenwicht moeten zijn aan het begin van een boekingsperiode.
Zie hieronder een voorbeeld.
Regels verwerking financiële transacties
Nadat je al de grootboekrekeningen hebt geopend kun je beginnen met het boeken van de diverse financiële transacties die zich voordoen. Hier krijg je dan te maken met verschillende boekingsregels. De boekingsregels hebben elk apart betrekking op een rekening van bezit, schuld of eigen vermogen.
Rekening van bezit
Is er bij een rekening van bezit sprake van een toename van het bezit, dan dien je de transactie te debiteren op desbetreffende grootboekrekening (Regel A) .
Is er sprake van een afname van het bezit, dan dien je het bedrag te crediteren (Regel B) .
Rekening van schuld
Is er bij een rekening van schuld sprake van een toename van schuld, dan dien je deze transactie te crediteren op desbetreffende grootboekrekening (Regel C) .
Is er sprake van een afname van schuld, dan dien je het bedrag te debiteren (Regel D).
Rekening eigen vermogen
De rekening eigen vermogen dien je op dezelfde manier te verwerken als wanneer er sprake is van een rekening van schuld.
Dus bij toename van het eigen vermogen volgt er een creditering van het bedrag (Regel E) en bij afname volgt er een debitering van het bedrag (Regel F).
Onderstaand overzicht geeft de diverse verwerkingen aan.
Slot
In dit eerste deel van onze uitleg administratie voor de ZZP’er en ondernemers is er besproken waarom je werkt met een grootboek en hoe de verwerking van financiële feiten dient te geschieden.
In het volgende deel gaan we aan de slag met een praktijkvoorbeeld en tevens zal er ook een bespreking plaatsvinden van de hulprekeningen van het eigen vermogen.